Можно ли уже на первом курсе бакалавриата стать организатором крупной международной научной конференции? Как общаться с учеными из разных стран и за считанные часы решить десяток внезапно появившихся проблем? В июле Университет ИТМО принимал четвертую в истории конференцию по Периодической таблице — Mendeleev 150, которая собрала в Петербурге всемирно известных ученых-химиков, физиков, преподавателей и историков химии из России, США, Великобритании, Испании, Италии, Германии, Израиля, Китая и других стран. Организационный комитет мероприятия составили студенты мегафакультета биотехнологий и низкотемпературных систем.
Елизавета Пунченко, перешла на второй курс (программа «Пищевая биотехнология»)
Причин, почему я заинтересовалась организацией конференции, несколько. Во-первых, к тому моменту, как Михаил Вячеславович Курушкин (председатель оргкомитета конференции, ординарный доцент Химико-биологического кластера Университета ИТМО — прим.ред.) предложил нам ему помогать, большинство моих одногруппников уже вступили в различные сообщества Университета, а мне было слишком сложно выбрать что-то одно. Мне тоже хотелось участвовать в жизни университета, поэтому я сразу же согласилась. К тому же, уже тогда я понимала, что конференция будет мегакрутой, потому что такой преподаватель не может делать что-то скучное. Так в итоге и вышло.
Чем можно заниматься, став частью оргкомитета
Если у моих коллег был конкретный круг задач, то у меня они были совершенно разноплановые. Я занималась организационными документами, считала расходы, составляла письма-приглашения вузам, делала закупки для выставки Дмитрия Вейзе, продумывала с девочками оформление конференции, отвечала за постерную сессию и волонтеров, организовывала брифинги нашей команды и многое другое. На самой конференции в круг моих задач входили контроль ситуации в целом, постановка задач волонтерам, и самое главное — организация и контроль проведения постерной сессии.
Удивительно то, что нам (на тот момент первокурсникам бакалавриата) доверили столь ответственные миссии. Также я поняла, что сообщество ITMO.FAMILY — не просто слова: каждый сотрудник университета старался нам помочь.
В течение конференции было много интересных моментов. Например, я никогда не думала, что столкнусь с трудностью в приобретении детских игрушек (для выставки Вейзе нам были необходимы около 900 шариков и порядка 165 кубиков). Этот заказ вызвал неожиданные сложности: нигде не было достаточного количества игрушек. В итоге все нашлось, хотя из пункта самовывоза пришлось забирать их самой: было смешно тащить 600 шариков в одиночку, люди в транспорте косились.
Ещё я научилась добывать необходимые вещи буквально из воздуха: пришлось побегать как мне, так и волонтерам, оргкомитету. Например, за 2,5-3 часа мы сумели перетащить тяжеленный тачскрин с первого этажа, понять, что интернет не работает, как надо, купить пятидесятиметровый кабель, протащить его на первый этаж и подключить. В итоге все работало идеально, но нервов потратили много. В целом за время конференции я набегала около 60 000 шагов.
Чему можно научиться, став организатором научной конференции
Прежде всего, я научилась терпению. Когда отправляешь более 100 писем вручную, оно действительно необходимо. Также я научилась не спать несколько суток подряд. Поняла, что, даже если ты перепроверял все десятки раз, нужно проверить снова. Научилась быстро реагировать на обстоятельства в непредвиденных ситуациях, а также структурировать свой почтовый ящик, ведь в такой ситуации постоянно приходят десятки писем, все нужно распределить, чтобы не забыть что-то важное.
В целом этот опыт — огромный, просто гигантский плюсик в CV. Незаметно ты приобретаешь какие-то новые навыки. Окружающие поймут, что ты ответственнее, чем кажешься на первый взгляд. Быть организатором интересно, теперь хочется достигать все новых и новых высот.
Надежда Максименко, перешла на второй курс (программа «Экологический инжиниринг»)
Быть частью такого масштабного события, как наша конференция Mendeleev 150, — это огромная честь для меня. Моя школа — Лаборатория непрерывного математического образования — уже больше 15 лет организует международный Балтийский научно-инженерный конкурс, на котором я однажды работала волонтером. Мне нравится заниматься подготовкой мероприятий, поэтому и возможность сделать это в университете меня привлекла. К тому же, это событие мирового масштаба, оно связано с одной из моих профильных тем — химией. Этот опыт стал отличной возможностью познакомиться с интересными учеными в этой области.
Чем можно заниматься, став частью оргкомитета
В ходе подготовки конференции я занималась «компьютерной» работой: следила за зарегистрировавшимися участниками, заполняла большую базу с их данными, проверяла платежи. Непосредственно на конференции я помогала с общим организационным процессом, регистрировала участников, а также была ответственной за презентации выступающих и саундтрек к их выходам на сцену — вот там я смогла даже проявить креатив.
На конференции было много забавных случаев и историй. Мне особенно запомнилось, как несколько спикеров попросили конкретную музыку на их выход, а потом благодарили меня. А один из выступающих прислал мне обновленный вариант своей презентации в 2 часа ночи в тот день, когда должен был выступать, и тоже сказал большое спасибо за оперативность. Но одним из самых классных воспоминаний для меня останется день перед конференцией, когда волонтёры доклеивали экспонаты Дмитрия Вейзе и все, в том числе и я, носились по лестнице вверх-вниз. Тогда мы ещё не знали, насколько все здорово получится.
Чему можно научиться, став организатором научной конференции
Такой опыт может дать очень много навыков, которые сейчас называют soft skills. Они включают в себя и работу с данными на компьютере, и общение с участниками через почту и очно на самой конференции, и работу в команде — все это я очень хорошо «прокачала», поработав на Mendeleev 150. И еще одна немаловажная деталь, которая учит работать в команде, — я поняла, что, именно когда вы трудитесь вместе, нужно максимально стараться не ошибаться, ведь из-за этого может приостановиться большая часть работы и пострадаешь не только ты. И, опять же, учишься взаимовыручке. Я очень благодарна всем другим организаторам, потому что на протяжении всего времени подготовки я знала, что могу получить любого рода помощь по организации.
Для меня конференция — это опыт и знания, которые я смогу использовать в дальнейшем. Кто-то стал менее зажатым в разговорах с людьми, в том числе с иностранцами, кто-то получил полезную привычку несколько раз в день проверять почту (это я). Все это умения, которые только таким способом и зарабатываются.
Софья Антипова, перешла на второй курс (программа «Экологический инжиниринг»)
Работа по организации конференции показалась мне очень крутой возможностью, и я решила не упускать такой шанс. До этого я лишь пару раз принимала участие в мероприятиях в качестве волонтера, но роль организатора для меня была в новинку.
Чем можно заниматься, став частью оргкомитета
Я занималась организацией перелетов, проживания приглашенных спикеров, такси для гостей, а также ланчей, фуршетов и кофе-брейков. В эти три дня было довольно много работы, необходимо было одновременно контролировать много вопросов. Но, как мне кажется, все прошло наилучшим образом.
Очень круто было окунуться в атмосферу работы в вузе, где ты чувствуешь себя частью большой команды. Во время самой конференции было очень приятно видеть множество гостей, которые наслаждались пребыванием здесь. Для меня было неожиданным при разговоре с некоторыми гостями получить предложение связаться, если вдруг окажусь в их городе или же решу поехать по обмену. Эта конференция дала мне, как и всем участникам, огромную возможность — познакомиться с профессорами, учеными со всего мира, узнать больше об их работе, исследованиях.
Чему можно научиться, став организатором научной конференции
Одним из важных навыков стало общение в деловом стиле. Раньше не приходилось часто писать официальные письма, но теперь я без проблем с этим справляюсь на двух языках. Также пришлось довольно много работать с документами, взаимодействовать с разными подразделениями вуза. Периодически мы собирались нашим оргкомитетом для обсуждения текущих вопросов. Но что очень важно, Михаил Вячеславович всегда поддерживал нас, координировал всю работу, в результате чего каждый знал, что и как ему делать.
Мне кажется, самое ценное, что мы получаем в результате таких мероприятий — это связи. Уверена, в дальнейшем многих из нас ждет стажировка за границей, а возможно, работа над проектом вместе со студентами из других стран. Кроме того, приобретенные навыки коммуникации, организации столь масштабного и значимого мероприятия помогут в дальнейшем при устройстве на работу, подаче заявок на гранты, стажировки или в организации новой конференции.
Александра Игнатенкова, перешла на второй курс (программа «Продукты питания животного происхождения»)
В школе я была не слишком активной, организовывала, конечно, всякие мероприятия, но это было только в рамках моего класса. Всегда думала, что активную жизнь начну, когда поступлю в университет. Мне хотелось с чего-то начать, потому что просто учебы мне было мало. Когда появилась возможность организовывать конференцию, я поняла, что это мой шанс.
Чем можно заниматься, став частью оргкомитета
В ходе подготовки к конференции я отвечала за брендинг. Иными словами, если обобщать, все материальное, что можно было увидеть и потрогать, придя на конференцию. Я работала с дизайнерами, согласовывала макеты, отвечала за идеи — от значков и футболок до баннеров на сцене и наклеек на пол. Неожиданным было то, что я без какого-либо опыта смогла справиться с этим объемом работы. Я люблю трудности и рада, что выбрала именно эту задачу.
Чему можно научиться, став организатором научной конференции
Не думаю, что работа над конференцией сильно меня поменяла, но, что действительно важно и полезно, она помогла мне войти в жизнь университета. До начала работы с ней я практически никого не знала, не общалась ни с кем, кроме пары человек из группы, и избегала новых знакомств. Благодаря конференции я устроилась на работу в университете и уже несколько месяцев работаю в ИМРиП, также участвую в подготовке и проведении конференций.
Также в состав оргкомитета международной конференции Mendeleev 150 вошли Анна Ванина, Дарья Русикова, Дарья Минакова и Ольга Бояринцева. Все они также на момент подготовки конференции являлись первокурсницами Университета ИТМО.
(автор Елена Меньшикова)